1. Início do Processo
Solicitar e Receber a Relação de Bens: O setor responsável encaminhará a relação dos bens a serem recebidos por comodato ou cessão, junto com as notas fiscais e o Termo de Comodato/Cessão.
Verificar Documentação Inicial: A Coordenadoria de Materiais e Patrimônio (CMAP) analisará os documentos enviados, como termo de comodato, notas fiscais, e comprovantes legais, verificando a conformidade com as exigências legais.
2. Análise e Completação da Documentação
Analisar a Documentação: A CMAP verificará se os documentos estiverem completos e de acordo com as normas da IN 205/88.
Solicitar Documentação Complementar (se necessário): Caso algum documento esteja incompleto, o processo retornará ao setor responsável para as correções necessárias.
3. Cadastro e Registro Inicial dos Bens
Cadastrar o Bem no Sistema Patrimonial: Após a validação, o bem é registrado no sistema patrimonial como “bem de terceiros” (comodato ou cessão), não sendo depreciado.
Etiquetar o Bem: O número de tombamento é fixado no bem, indicando que está sob guarda da instituição.
4. Monitoramento e Uso dos Bens
Acompanhamento do Período de Comodato/Cessão: A CMAP irá monitorar o prazo estabelecido para o uso dos bens, conforme estipulado no contrato ou termo de cessão.
Inventário Periódico: Conforme a IN 205/88, é necessário realizar inventários periódicos para verificar a situação dos bens em comodato.
5. Devolução ou Incorporação
Devolução dos Bens: Caso o comodato/cessão seja encerrado, os bens serão devolvidos ao órgão cedente,devendo a CMAP realizar a baixa no sistema de patrimônio.
Análise para Incorporação ao Patrimônio: Antes de qualquer incorporação, a documentação é submetida à Coordenadoria de Contabilidade (Ccont) para análise e validação. Somente após a aprovação da Ccont, a CMAP dará início ao processo de incorporação no sistema interno ou no SIADS, assegurando que todos os dados estejam corretos e em conformidade com as regras contábeis.
6. Saídas
Ofício: Documento oficial informando a relação de bens tombados como "bens de terceiros" na instituição.
Despacho: Formalização das decisões de devolução, doação ou incorporação.
Baixa no Sistema Patrimonial: Quando ocorre a devolução ou, após a aprovação da Ccont, a incorporação dos bens.
Conformidade com a IN 205/88:
- Transparência e Controle: Inventários e controles patrimoniais são realizados regularmente, conforme exigido pela IN 205/88.
- Incorporação Sob Análise Contábil: A incorporação só ocorrerá após a confirmação da Ccont, assegurando a regularidade contábil antes de registrar os bens no patrimônio definitivo da instituição.