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Desfazimento

Fluxo Simplificado - Processo de Recolhimento de Bens

 

  1. Solicitação de Autorização:

O setor demandante deverá abrir um processo no SEI, anexando a relação dos bens a serem recolhidos, e solicitar a permissão da autoridade responsável.

 

Observações:

Bens em Geral: Deve ser emitido um laudo para todos os bens listados no processo.

Equipamentos de TI: Os equipamentos de tecnologia da informação necessitam de laudo específico emitido pelo NTI.
Nota: O modelo de laudo está disponível ao final desta página.

 

  1. Parecer da Coordenadoria:

A Coordenadoria de Materiais e Patrimônio irá analisar o processo e através de despacho, autorizar ou não o recolhimento dos bens.

 

  1. Agendamento de Recolhimento:

Após a autorização, o solicitante deverá agendar o recolhimento dos bens por meio do e-mail secretaria.cmap@ufop.edu.br. Esse agendamento permitirá que a Coordenadoria de Materiais e Patrimônio (CMAP) organize a logística necessária para o recolhimento.

 

  1. Recolhimento dos Bens:

A Coordenadoria de Materiais e Patrimônio (CMAP) realizará o recolhimento exclusivamente dos bens descritos no ofício. Atenção: Apenas os itens listados no ofício serão recolhidos.

 

  1. Acondicionamento dos Bens:

Os bens recolhidos serão acondicionados no galpão localizado no canteiro de obras, na parte de trás do NUPEB.

Observação:
Os equipamentos de TI passarão inicialmente por triagem no setor de manutenção do NTI. Após a verificação, será avaliado se os equipamentos podem ser reaproveitados para a comunidade UFOPiana. Somente os itens considerados não reaproveitáveis serão listados no processo SEI, e o setor de manutenção solicitará o recolhimento desses itens.

  1. Alteração de Dados:

A Coordenadoria de Materiais e Patrimônio (CMAP) realizará a atualização no sistema de patrimônio, alterando os dados referentes à guarda, ao setor responsável e à localização dos bens recolhidos.

Fluxo de Reavaliação e Regularização de Imóveis

 

  1. Identificação de Imóveis

  • Listagem e verificação dos imóveis pertencentes à UFOP, conforme

registros no SPIUNet e SIAFI.

 

  1. Abertura de Comissão

  • Criação de uma comissão composta por servidores de áreas chave (Contabilidade, Engenharia, Arquitetura, Patrimônio).

 

  1. Solicitação de Documentação

  • Coleta de toda a documentação necessária para cada imóvel, incluindo

registros cartoriais, documentação fiscal e laudos de avaliação.

 

  1. Vistoria e Avaliação

  • Realização de vistorias técnicas nos imóveis para coleta de dados,

avaliação do estado atual e mensuração de valor de mercado.

 

  1. Atualização no SPIUNet

  • Inserção ou atualização das informações no sistema SPIUNet, refletindo

o valor correto de cada imóvel.

 

  1. Ratificação Contábil

  • Integração dos dados com a contabilidade para que o valor atualizado

seja refletido no balanço patrimonial da UFOP.

 

  1. Regularização Cartorial

  • Regularização de pendências cartoriais, como registros e averbações, para garantir a propriedade formal dos imóveis.

 

  1. Monitoramento e Relatório Final

  • Acompanhamento contínuo dos processos, com elaboração de relatórios periódicos para controle interno e auditorias externas.

 

 

 

Fluxo Simplificado: Entrada de Bens no Almoxarifado

 

  1. Recebimento de Bens:

  • Responsável: Almoxarifado central.

  • Descrição: Receber os bens adquiridos via compra, doações ou outro meio.

  • Registro: Incluir a entrada de todos os bens no SIADS (Sistema Integrado de Administração e Serviços) ou no sistema interno de almoxarifado.

 

  1. Conferência dos Bens:

  • Responsável: Divisão de Almoxarifado.

Descrição: Conferir a quantidade, estado físico e se há conformidade com a nota fiscal e pedido.

  • Ação: Se tudo estiver correto, avançar; em caso de inconsistências, notificar o fornecedor.

 

  1. Emissão do Termo de Vistoria de Material:

  • Responsável: Demandante.

  • Descrição: Emitir o termo de vistoria de material.

  • Ação: Almoxarifado envia o termo de vistoria ao fornecedor.

 

  1. Finalização da Entrada no Sistema:

  • Responsável: Almoxarifado.

  • Descrição: Após a conferência e aceitação, registrar a entrada definitiva no SIADS ou sistema interno de almoxarifado para controle e geração do termo de responsabilidade.

 

  1. Envio ao Patrimônio e Distribuição:

  • Responsável: Almoxarifado.

  • Descrição: Após o envio dos materiais permanentes ao patrimônio, esses ficam sob a guarda do setor de patrimônio, aguardando distribuição para as UORGs, setores ou departamentos.

  • Ação: A distribuição do bem ocorre mediante autorização e assinatura do termo de responsabilidade pelos responsáveis. No *SIADS*, esse processo é automatizado, gerando o termo de responsabilidade e vinculando diretamente o bem à UORG responsável.

 

Fluxo Simplificado do Desfazimento de Bens

 

  1. Abertura do Processo no SEI

  • Registrar o processo de desfazimento com a lista de bens inservíveis.

 

  1. Reunião da Comissão de Desfazimento

  • Avaliar os bens.

  • Classificar como: *Ociosos*, *Recuperáveis*, *Antieconômicos*, ou

 

  1. Irrecuperáveis.

  • Definir a forma de destinação (doação, venda, cessão, etc.).

 

  1. Elaboração do Relatório de Desfazimento

  • A comissão elabora o relatório detalhado, incluindo relatório fotográfico e ficha patrimonial, para aprovação.

 

  1. Autorização pelo Ordenador de Despesas

  • O reitor ou responsável decide se autoriza o desfazimento.

 

  1. Escolha da Modalidade de Desfazimento

  • Doação: Para órgãos públicos ou OSCIP, conforme critérios legais.

  • Venda/Leilão: Para bens antieconômicos ou irrecuperáveis, mediante licitação.

  • Permuta: Troca de bens entre órgãos públicos, sem envolvimento financeiro.

  • Cessão: Transferência de posse temporária para outros órgãos públicos.

 

  1. Desincorporação

  • A Coordenadoria de Materiais e Patrimônio (CMAP) envia um ofício à Coordenadoria de Contabilidade (Ccont), informando que o bem está em processo de doação.

  • A Ccont realiza a desincorporação financeira no SIAFI.

 

  1. Baixa no Sistema de Patrimônio e Contabilidade.

  • Coordenadorias responsáveis realizam as baixas nos sistemas SIADS e SIAFI.

 

  1. Concluído

  • Desfazimento formalizado e encerramento do processo.

 

Fluxo de entrada de bens por doação.

 

  1. Termo de Recebimento da Mercadoria

  • Documento que confirma que o bem foi fisicamente recebido pela

instituição, garantindo a conformidade do item com a entrega efetiva.

 

  1. Termo de Outorga/Termo de Depósito

  • Cada órgão de fomento (CNPq, Fapemig, etc.) possui seu termo específico. O termo deve ser analisado em conformidade com as regras e condições estabelecidas por cada órgão, garantindo que as exigências institucionais sejam cumpridas. Esta etapa assegura que as condições de uso e propriedade estejam claras.

 

  1. Nota Fiscal

  • A nota fiscal comprova a aquisição e deve conter uma descrição detalhada do bem, o valor, e o vínculo ao projeto ou convênio correspondente.

 

De acordo com a *IN 205/88* e a *Lei 14.133/2021*, a documentação fiscal é fundamental para assegurar a transparência na aquisição e na incorporação de bens públicos, devendo estar devidamente associada ao processo licitatório (quando aplicável) e ao controle patrimonial.

 

  1. Ofício de Intenção de Incorporação (emitido pelo doador)

  • O doador, seja uma pessoa física ou instituição federal, envia um ofício oficializando a intenção de doar o bem. Esse documento pode fazer parte do termo de outorga ou projeto que detalha o destino do bem ao final do convênio. É a formalização inicial da doação.

 

  1. Termo de Doação

  • Documento formal autorizando a instituição a incorporar o bem ao patrimônio. Deve ser analisado pela Coordenadoria de Materiais e Patrimônio para garantir que todos os termos legais e condições estabelecidas pelo órgão doador estejam em conformidade.

 

  1. Ficha Patrimonial

  • Verifica fisicamente a existência do bem, garantindo que ele está presente e em conformidade com os documentos fornecidos. A ficha patrimonial é essencial para assegurar que a incorporação será realizada sobre um bem existente e em perfeitas condições.

 

  1. Envio à Contabilidade

  • Após a verificação e aprovação da ficha patrimonial, o processo é enviado à Coordenadoria de Contabilidade. Nesta etapa, é realizado o lançamento financeiro do bem. No sistema *SAP*, essa operação é feita manualmente, enquanto no *SIADS*, a movimentação ocorre automaticamente após a aprovação contábil.

 

  1. Aceite pela Contabilidade e Incorporação

  • Com a aceitação formal da contabilidade e o lançamento dos dados financeiros, a Coordenadoria de Materiais e Patrimônio pode proceder com a incorporação do bem ao patrimônio institucional, completando o processo de doação.

 

Fluxo de Recebimento de bens por comodato ou cessão

 

  1. Início do Processo

 

  • Solicitar e Receber a Relação de Bens: O setor responsável encaminha a relação dos bens a serem recebidos por comodato ou cessão, junto com as notas fiscais e o Termo de Comodato/Cessão.

  • Verificar Documentação Inicial: A Coordenadoria de Materiais e Patrimônio (CMAP) analisa os documentos enviados, como termo de comodato, notas fiscais, e comprovantes legais, verificando a conformidade com as exigências legais.

 

  1. Análise e Completação da Documentação

  • Analisar a Documentação: A CMAP revisa se os documentos estão completos e de acordo com as normas da IN 205/88.

  • Solicitar Documentação Complementar (se necessário): Caso algum documento esteja incompleto, o processo retorna ao setor responsável para as correções necessárias.

 

  1. Cadastro e Registro Inicial dos Bens

  • Cadastrar o Bem no Sistema Patrimonial: Após validação, o bem é registrado no sistema patrimonial como “bem de terceiros” (comodato ou cessão), não sendo depreciado.

  • Etiquetar o Bem: O número de tombamento é fixado no bem, indicando que está sob guarda da instituição.

 

  1. Monitoramento e Uso dos Bens

  • Acompanhamento do Período de Comodato/Cessão:* A CMAP monitora o prazo estabelecido para o uso dos bens, conforme estipulado no contrato ou termo de cessão.

  • Inventário Periódico: Conforme a IN 205/88, é necessário realizar inventários periódicos para verificar a situação dos bens em comodato.

 

  1. Devolução ou Incorporação

  • Devolução dos Bens: Caso o comodato/cessão seja encerrado, os bens são devolvidos ao órgão cedente, e a CMAP realiza a baixa no sistema de patrimônio.

  • Análise para Incorporação ao Patrimônio:

  • Antes de qualquer incorporação, a documentação é submetida à Coordenadoria de Contabilidade (Ccont) para análise e validação. Somente após a aprovação da Ccont, a CMAP dará início ao processo de incorporação no sistema interno ou no SIADS, assegurando que todos os dados estejam corretos e em conformidade com as regras contábeis.

  1. Saídas

  • Ofício: Documento oficial informando a relação de bens tombados como "bens de terceiros" na instituição. Despacho: Formalização das decisões de devolução, doação ou incorporação.

  • Baixa no Sistema Patrimonial: Quando ocorre a devolução ou, após aprovação da Ccont, a incorporação dos bens.

 

Conformidade com a IN 205/88

 

  • Transparência e Controle: Inventários e controles patrimoniais são realizados regularmente, conforme exigido pela *IN 205/88*.

  • Incorporação Sob Análise Contábil: A incorporação só ocorrerá após a confirmação da Ccont, assegurando a regularidade contábil antes de registrar os bens no patrimônio definitivo da instituição.

Processo de Movimentação de Bens:

 

A movimentação de um bem na instituição segue um processo formal, com

alguns passos essenciais para garantir a regularidade.

 

  1. Solicitação: O primeiro passo é a abertura de um processo no SEI (Sistema Eletrônico de Informações). Em seguida, deve-se elaborar um ofício endereçado à autoridade responsável pelo setor onde o bem está alocado, solicitando autorização para a movimentação. Esse ofício deve justificar o motivo da solicitação, como a necessidade de mover o bem para outro setor, unidade ou manutenção. Se a movimentação for entre unidades diferentes, é preciso obter também a autorização do diretor da unidade.

 

  1. Parecer da Autoridade: A autoridade do setor analisa a solicitação e emite um parecer, aprovando ou não a movimentação. Se aprovada, o processo segue para a Coordenadoria de Materiais e Patrimônio, que providencia os procedimentos necessários. Caso não seja aprovada, a solicitação é encerrada com justificativa.

  2. Atualização no Sistema: A Coordenadoria de Materiais e Patrimônio, após o parecer favorável, atualiza os dados no sistema de patrimônio. Isso inclui o registro da transferência de responsabilidade pelo bem, e a geração de um termo de transferência, que será assinado tanto pelo responsável atual quanto pelo novo responsável.

  3. Movimentação Física: Com o sistema atualizado e o termo de transferência gerado, a Coordenadoria de Materiais e Patrimônio realiza a movimentação física do bem.

 

Documentos Gerados:

 

  • Abertura de processo no SEI.

  • Ofício formalizando a solicitação.

  • Despacho contendo o parecer da autoridade.

  • Atualização dos dados no sistema de patrimônio.

  • Termo de movimentação de bens assinado pelas partes.