1. Recebimento de Bens
Responsável: Almoxarifado Central.
Descrição: O almoxarifado recebe os bens adquiridos via compras, doações ou por contratos registrados no site: https://contratos.sistema.gov.br/login. Também podem vir de outros meios.
Registro: Todos os bens recebidos, devem ser incluídos no SIADS (Sistema Integrado de Administração e Serviços) ou no sistema interno de almoxarifado. Os materiais de consumo e/ou permanentes, devem ser vinculados obrigatoriamente aos contratos registrados no site: https://contratos.sistema.gov.br/login.
2. Conferência dos Bens
Responsável: Divisão de Almoxarifado.
Descrição: Deve ser conferida a quantidade, estado físico e se há conformidade com a nota fiscal e o pedido realizado.
Ação: Caso esteja correto, prosseguir para o próximo tópico.
Observação:
Em caso de alguma inconsistência no pedido, o fornecedor deve ser notificado imediatamente.
Os dados do contrato registrado no site do Gov (https://contratos.sistema.gov.br/login) devem ser validados, especialmente quanto aos materiais estocáveis e permanentes.
3. Cadastro do Instrumento de Cobrança
Responsável: Fiscal ou gestor do contrato.
Descrição: Antes da finalização da entrada, o instrumento de cobrança deve ser cadastrado no site do Gov (https://contratos.sistema.gov.br/login), conforme orientações do manual técnico operacional.
Ação: Devem ser preenchidos os dados do instrumento de cobrança, incluindo o número da nota fiscal e os itens faturados.
Após, deve ser anexada a nota fiscal digital no sistema.
4. Emissão do Termo de Vistoria de Material
Responsável: Demandante.
Descrição: Emitir o termo de vistoria de material após a validação da entrega.
Ação: O Almoxarifado enviará o termo de vistoria ao fornecedor para formalização.
5. Finalização da Entrada no Sistema
Responsável: Almoxarifado.
Descrição: Realizada a conferência e aceitação, o almoxarifado registrará a entrada definitiva do bem no SIADS ou sistema interno, e gerará o termo de responsabilidade, para fins de controle interno do setor.
Após, deverão ser vinculados os materiais estocáveis aos lançamentos realizados no sistema SIADS.
6. Envio ao Patrimônio e Distribuição
Responsável: Almoxarifado.
Descrição: Após o envio dos materiais permanentes ao patrimônio, esses ficaram sob a sua guarda, aguardando distribuição para as UORGs, setores ou departamentos.
No SIADS, esse processo é automatizado, gerando o termo de responsabilidade e vinculando diretamente o bem à UORG responsável.
Ação: A distribuição do bem somente ocorre mediante autorização e assinatura do termo de responsabilidade pelos responsáveis.
Observações Adicionais:
Somente os materiais estocáveis serão lançados no SIADS.
A partir do ano de 2025, a integração entre o site Contratos.gov.br e SIADS será obrigatória para todos os lançamentos, garantindo maior controle e transparência.
Ressalta-se que há um esforço desse setor para que todos os materiais sejam estocáveis.