1. Termo de Recebimento da Mercadoria
Documento que confirma que o bem foi fisicamente recebido pela instituição, garantindo a conformidade do item com a entrega efetiva.
2. Termo de Outorga/Termo de Depósito
Cada órgão de fomento (CNPq, Fapemig, etc.) possui seu termo específico. O termo deve ser analisado em conformidade com as regras e condições estabelecidas por cada órgão, garantindo que as exigências institucionais sejam cumpridas. Esta etapa assegura que as condições de uso e propriedade estejam claras.
3. Nota Fiscal
A nota fiscal comprova a aquisição e deve conter uma descrição detalhada do bem, o valor, e o vínculo correspondente ao projeto ou convênio.
De acordo com a IN 205/88 e a Lei 14.133/2021, a documentação fiscal é fundamental para assegurar a transparência na aquisição e na incorporação dos bens públicos, devendo estar devidamente associada ao processo licitatório (quando aplicável) e ao controle patrimonial.
4. Ofício de Intenção de Incorporação (emitido pelo doador)
O doador, seja pessoa física ou instituição federal, enviará um ofício formalizando a intenção de doar o bem. Esse documento pode fazer parte do termo de outorga ou projeto que detalha o destino do bem ao final do convênio.
Trata-se do primeiro passo para oficializar a doação.
5. Termo de Doação
Será realizado o termo de doação, documento formal que autoriza a instituição a incorporar o bem ao patrimônio. O termo será analisado pela Coordenadoria de Materiais e Patrimônio (CMAP), para garantir que todos os termos legais e condições estabelecidas pelo órgão doador estejam em conformidade com os critérios estabelecidos.
6. Ficha Patrimonial
Será verificado se o bem realmente existe, garantindo que ele está presente e em conformidade com os documentos fornecidos. A ficha patrimonial é essencial para assegurar que a incorporação será realizada sobre um bem existente e em perfeitas condições.
7. Envio à Contabilidade
Após a verificação e aprovação da ficha patrimonial, o processo é enviado à Coordenadoria de Contabilidade. Nesta etapa, é realizado o lançamento financeiro do bem. No sistema interno, essa operação é feita manualmente, enquanto no SIADS, a movimentação ocorre automaticamente após a aprovação contábil.
8. Aceite pela Contabilidade e Incorporação
Com a aceitação formal da contabilidade e o lançamento dos dados financeiros, a Coordenadoria de Materiais e Patrimônio (CMAP) procederá com a incorporação do bem ao patrimônio institucional, completando o processo de doação.